打印机用内存存储要打印的数据，但如果内存不足，则每次传输到打印机的数据就很少。客户在打印的过程中（尤其是打印多页、多份或网络打印时），往往会遇到这样的情况：能够正常打印前几页，而随后的打印作业会出现数据丢失（如丢失表格线、丢失页码）等现象，或产生异想不到打印效果（如文字变成了黑色块、随机多出一些黑线或打印全黑页和白纸）等，而一页一页打印或分批打印多页文件又可以正常打印。 同时打印机的液晶面板或状态指示灯会提示打印机内存不足或溢出，有时在计算机的显示器上也会有相应的出错信息。这是由于该打印文件所描述的信息量相对比较复杂（如多页文件、多份打印、有表格、有图形、有特殊字体和格式或者使用特殊软件等），造成了打印机内存的不足。此时，如果想提高打印速度、提升打印质量就要添加打印机内存。
打印机内存大小，也是决定打印速度的重要指标，特别在处理大的（如20MB）打印文档时，更能体现内存的作用。内存大，则可以为CPU提供足够运算空间和储存临时数据的空间，即缓存空间。内存小，在打印一些复杂文档时，则需要重新输入这些复杂文档的数据，相对来讲就减慢了打印速度。
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